2　文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

2　前項に規定する番号は、毎年1月1日に起こし、一連の番号とする。ただし、同項第2号及び第3号に規定する文書は、当該文書にかかる事務が完了するまで同一の暦年に相当する数字、記号及び番号を用いる。

2　勤務時間外に到達した文書は、当該日直又は宿直が受領し、任務が終了したときに総務課に引き継ぐものとする。

3　収受した文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、公務に関すると認められるものに限りその未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

4　ファクシミリ及びインターネットメールは、各課において随時受け取ることができる。

2　配布を受けた文書で、その主管でないと認められるものがあるときは、速やかに総務課へ返付しなければならない。

3　官報及び県報は、総務課において管理、保存する。この場合において、町に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供する。

2　課内の他の係に関係する起案文書は、決裁に先立ち関係係長等に回議する。

3　磐梯町決裁規程により代理決裁をした者は、当該起案文書の決裁欄に「代」と記載する。ただし、後閲を必要とするものは「後閲」と記載する。

4　特に重要又は緊急を要し、直ちに処理しなければならない起案文書にあっては、課長又は主務者が自ら携帯して決裁を受けなければならない。

2　前項の規定により合議を受けた担当課長が当該起案文書に異議を申し出たときは、当該関係課長と速やかに協議を行い調整する。

2　秘密を要するもの、急を要するもの及び特に重要なものは、主管課長等が自ら起案文書を持ちまわり、決裁権者の決裁を受けなければならない。

3　回議した結果、廃案や決裁の主旨が当初の起案と異なるに至ったときは、合議した関係課長に報告しなければならない。

2　総務課長が必要と認める発送文書には、起案文書との契印を押さなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、「(公印省略)」と表示の上、公印の押印を省略することができる。

2　文書は、原則として料金後納により発送するものとする。

3　第1項によるもののほか、主管課長が発送しようとする文書は、主管課においてファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

2　重要な文書は、天災地変に際し、いつでも持ちだすことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。

3　文書の整理は、簿冊にて行ない、それぞれ所定の箇所に原則として次の各号に掲げる事項を記入したタイトルを添付する。

2　分類番号の区分は、別表第1に定める。

3　主管課は、次の各号に掲げる事項が生じた場合には、標準行政文書の項目の新たな登録又は変更を行い、総務課に当該変更内容を提出しなければならない。

4　主管課は、次の各号に掲げる事項が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の新たな登録又は変更を行い、総務課に当該変更内容を提出しなければならない。

5　総務課は、前2項に定める変更内容を確認、調整のうえ、新たな文書分類基準表を庁内各課に掲示しなければならない。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

3　文書の保存年限基準は、別表第2に定める。

4　簿冊類は、これを閉鎖したときをもって、処理完結したものとみなす。

5　官報及び県報並びにその他定期刊行物は、その年の最終版で処理完結したものとみなす。

2　常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。

2　永年文書目録には、新たな文書が付け足されるごとに文書名を順次追加記入しなければならない。

2　総務課は、各主管課で登録されたデータを集め、保存簿冊台帳を作成する。この場合において、完結簿冊についての保存簿冊台帳は、廃棄予定年度ごとに作成するものとする。

3　総務課は、前項の保存簿冊台帳の1部を保管し、1部を主管課に配布する。

2　保管の期間は、原則として、3年間とする。

3　保管場所や保管文書の利用等に関する保管の方法は、各主管課において定める。

2　文書取扱主任は、保存文書引継書と簿冊を対照したうえで、総務課の指定する日に保存書庫に運び、総務課の指定する場所に収納する。

3　総務課は、保存文書引継書に収受スタンプを押し、原本を保管し、その写しを文書取扱主任に交付する。

4　文書取扱主任は、保存文書引継書の写しを保管する。

2　文書取扱主任は、保管文書通知書と簿冊を対照したうえで、保管文書通知書を総務課に提出する。

3　総務課は、保管文書通知書に収受スタンプを押し、原本を保管し、その写しを文書取扱主任に交付する。

4　文書取扱主任は、保管文書通知書の写しを保管する。

2　永年保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、その期間は原則として1週間以内とし、総務課備え付けの保存文書持出簿(第18号様式)に所要事項を記入する。また、返却するときには、保存文書持出簿に「返却」と記入し、総務課の確認を受け、保存文書を元の位置に収納する。

3　借覧中の文書は、どのような理由があっても抜き取り、取り換え、添削等をしてはならない。

2　廃棄を行う期間は、毎年6月の文書整理期間の総務課の指定する日に行うものとする。

2　文書取扱主任は、廃棄年月日を朱書きした保管文書通知書の写しを総務課に提出し、廃棄対象文書を総務課の指定する日に指定された場所へ運ぶものとする。

3　総務課は、廃棄年月日を朱書きした保管文書通知書の写しと廃棄対象文書を対照し、確認ののち、受領する。

4　総務課は、廃棄年月日を朱書きした保管文書通知書の写しから、保管文書通知書に廃棄年月日を転記し、保管文書通知書の写しを文書取扱主任に返却する。

5　各主管課で廃棄を決定した文書であっても、町の歴史を残す資料として価値があると認められる場合は、文化財担当課と協議のうえ歴史資料として保存しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行し、平成14年10月1日から適用する。

(磐梯町文書取扱規程の廃止)

2　磐梯町文書取扱規程(昭和60年磐梯町規程第1号)は廃止する。

この訓令は、平成15年6月24日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規則は、平成19年1月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。